Des outils simples et intuitifs pour améliorer l’organisation et le lissage de l’activité
En réponse à des besoins de simplification et de sécurisation des circuits de chimiothérapie, des équipes du CH de Vichy ont sollicité Ackwa pour co-créer deux modules spécifiques de HPlanner : l’un pour l’oncologie de jour, l’autre pour la thérapie orale. Avantages ? Points forts ? Bénéfices pour l’organisation du service ? Entretien avec le docteur Hélèna Bertucat, pharmacienne référente de l’activité oncologie/hématologie au CH de Vichy.
Pourquoi avoir sollicité Ackwa pour développer un module spécifique à l’oncologie de jour ?
Dr Hélèna Bertucat : « Notre établissement collaborent depuis plus de 10 ans avec Ackwa pour trouver des solutions adaptées à nos besoins. HPlanner était déjà déployé dans nos services de médecine et de chirurgie mais nous souhaitions un outil de planification sur mesure pour notre service d’oncologie/hématologie en hospitalisation de jour, avec des notions d’intercure, de nombre de cures, de poches, de durée d’une séance… Ce module a été lancé en 2020 et il est vite devenu le meilleur ami du service. C’est un outil du quotidien qui améliore l’organisation et le lissage de l’activité. Il bénéficie aux patients, aux oncologues, aux hématologues ainsi qu’à l’ensemble du personnel de notre service et de la pharmacie. »
Quels sont les principaux atouts de ce module ?
« Tout d’abord, il repose sur une création simple et intuitive de protocoles à assigner aux patients. Nous en avons créé rapidement près de 300. L’outil nous assure également une sécurité à plusieurs niveaux : planification d’un patient sur l’ensemble de sa cure, connaissance des disponibilités des fauteuils du service et anticipation du nombre de poches à préparer et des molécules à commander. Nos préparateurs peuvent ainsi mieux gérer leurs stocks, en particulier de molécules onéreuses. De son côté, le patient est notifié de ses rendez-vous par SMS et dispose d’un planning imprimé de l’ensemble de sa cure. Son dernier rendez-vous nous est d’ailleurs bien signalé sur le planning afin de replanifier des cures si nécessaire. Cette fonctionnalité a son importance car nous ne perdons pas les patients de vue.
Le module d’oncologie de jour nous aide à planifier l’activité de notre service qui reçoit une quarantaine de patients par jour pour un traitement de chimiothérapie qui peut durer de 15 min à 6 heures. Il permet notamment d’anticiper des journées chargées et de fixer des quotas de patients. Forts de ce constat, nous avons codéveloppé fin 2020 avec Ackwa un autre outil souhaité par nos équipes : un module de HPlanner dédié à la thérapie orale. »
Quelle est la finalité de ce second module de thérapie orale ?
« Articulé lui aussi autour d’un gestionnaire de protocoles, le module de thérapie orale facilite le parcours patient à domicile. Il permet de planifier et d’avoir une vue globale d’un traitement : molécules, posologie, prises de sang, rendez-vous médicaux… Nous l’utilisons lors de la consultation tripartite car, bien souvent, avec le choc de l’annonce du diagnostic, le patient retient difficilement les informations. Le module contribue à échanger calmement autour du plan de prise personnalisé pour fournir des informations claires, par exemple sur le bon usage de la molécule, l’importance des prises de sang ou les appels de l’IDEC pour surveiller les effets secondaires. Ce document imprimé rassure le patient et nous l’encourageons à le partager avec tous les professionnels de santé qu’il va rencontrer sur son parcours, en particulier l’infirmière à domicile. »